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Nathalie DESMARCHELIER

Responsabilités scientifiques et administratives

▪ Suivi de l'enveloppe financière du master pro science politique en collaboration avec le service comptable de la Faculté,
▪ Gestion des ordres de missions,
▪ Création des commandes (transports, réservation hôtel-restaurant) pour les membres du laboratoire ou les chercheurs invités par le biais du logiciel SIFAC,
▪ Suivi des bons de commandes et des ordres de mission,
▪ vérification des remboursements de frais de mission. (Etat de frais)
▪ Gestion des salles,
▪ Réservation du matériel,
▪ Classement et archivage de documents.

Procédure de remboursement des frais de missions

 

Procédure de remboursement des frais de missions

Pour les COMPOSANTES

Pour les SERVICES CENTRAUX

Avant tout départ en mission, l’agent doit faire une AUTORISATION D’ABSENCE signée par l’ordonnateur. Cette autorisation d’absence devra être transmise au service MISSIONS de l’Agence comptable pour les Services Centraux et à la personne chargée des missions dans les Composantes pour établissement de l’ORDRE DE MISSION dans SIFAC. 

Tout agent envoyé en mission doit être en possession d’un ORDRE DE MISSION, signé par l’ordonnateur.

  • Rôle administratif de l'autorisation d'absence : couvre les risques professionnels encourus par une personne en déplacement
  • Rôle budgétaire et comptable de l'ordre de mission : sert à la saisie des éléments nécessaires au calcul et à la liquidation des frais occasionnés par la mission, accompagné des pièces justificatives de la dépense réalisée.

Pour les agents invités, il faut demander une attestation de non paiement de leur employeur pour que les frais soient pris en charge par l’Université de Lille2.

 

Pour les agents invités sans remboursement de frais, il convient de remplir une invitation valant ordre de mission.

 

 

En collaboration avec le secrétariat administratif

▪ Organisation rentrée du Master 2 SPAP (Présentation colloque, accueil des  intervenants etc.)

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Conditions de remboursement des frais de mission

Télécharger le fichierFormulaire de retour de mission = Etat de Frais de Déplacement

Ne pas oublier de joindre tous les justificatifs d'origine ainsi que parfois le relevé de compte bancaire où est inscrit la dépense de nuitée dans un hôtel par exemple; contacter les personnes chargées de la gestion pour de plus amples explications.

Télécharger le fichierUtilisation du véhicule personnel

Le formulaire d'utilisation du véhicule personnel est valable un an et est à remplir chaque année civile.


Remboursement d'un Agent invité

- Faire une Création d'agent : imprimé création d'agent à remplir (voir partie intitulée "Imprimés") + RIB avec logo de la banque

L'agent invité dont les frais doivent être remboursés par l'Université de Lille doit fournir une attestation de non paiement de ses frais par la structure dont il dépend.
L'attestation comprend le logo de la structure et une signature manuscrite.


Imprimés

 

Déplacement

Télécharger le fichierDemande d'Autorisation de Déplacement = DAD


Fiche création d'un agent missionnaire

Télécharger le fichierFiche création d'un agent missionnaire (version française)

Télécharger le fichierFiche de création d'un agent missionnaire (version anglaise)


Agent invité
L'agent invité dont les frais doivent être remboursés par l'Université de Lille doit fournir une attestation de non paiement de ses frais par la structure dont il dépend.
L'attestation comprend le logo de la structure et une signature manuscrite.


Retour de mission: Etat de frais de déplacement

Télécharger le fichierFormulaire de retour de mission = Etat de Frais de déplacement

Ne pas oublier de joindre tous les justificatifs d'origine ainsi que parfois le relevé de compte bancaire où est inscrit la dépense de nuitée dans un hôtel par exemple; contacter les personnes chargées de la gestion pour de plus amples explications.

Télécharger le fichierUtilisation du véhicule personnel

Le formulaire d'utilisation du véhicule personnel est valable un an et est à remplir chaque année civile soit à refaire le 1er janvier de chaque année.